Geplaatst door: GB Business Solutions in E-Commerce, Productinformatie op 24-04-2014 reageer

Creëer verkoopkansen met digitale facturatie

Steeds meer bedrijven gaan over op het digitaal versturen van de uitgaande documenten zoals bijvoorbeeld offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en aanmaningen. Nu zijn er verschillende redenen waarom u deze digitalisering door kunt voeren binnen uw organisatie. Het belangrijkste argument is vanzelfsprekend de kostenbesparing. Maar er zijn er meer. Wij hebben ze voor u op een rijtje gezet.

Uitstraling van uw organisatie
Wanneer u uw uitgaande documenten digitaliseert, worden uw documenten voorzien van een nette begeleidende e-mail in uw eigen huisstijl. In deze e-mail worden enkele kernpunten van de betreffende documenten opgesomd, zodat de ontvanger snel weet waar de e-mail en de bijgevoegde documenten over gaan. Uw medewerkers zijn geen uren meer kwijt met telkens weer nieuwe mailberichten op te stellen. Uw klanten zullen de professionele uitstraling van uw organisatie waarderen.

Besparing op kosten en tijd bij het verzenden
Een blik op de post portokosten geeft u snel inzicht in de directe besparingsmogelijkheden. U bespaart immers op de postzegels of frankering voor het verzenden van uw documenten. In het afgelopen jaar zijn de tarieven van de postzegels maar liefst twee keer verhoogd. Stuurt u ook documenten naar het buitenland, dan kan deze post aardig oplopen. Naast deze kosten dient u natuurlijk ook te denken aan de volgende besparingen: aanschaf van enveloppen en briefpapier, benodigde tijd voor het vouwen, inpakken, frankeren en versturen.

Efficiënter debiteurenbeheer
Bij het versturen van de eerste herinnering aan uw debiteur omtrent vervallen facturen, wordt het pas duidelijk of de factuur wel is aangekomen. Dit is het moment dat uw debiteur wellicht contact met u opneemt om te melden dat de factuur niet bekend is met het verzoek om een kopie factuur toe te sturen. Omdat dit wederom per post gebeurt en de factuur toch ook nog administratief verwerkt moet worden, kan het maar zo zijn dat de werkelijke betaling enkele weken tot maanden na de vervaldatum betaald wordt. Het kan zo zijn dat de factuur daadwerkelijk niet is aangekomen, maar het is natuurlijk ook een heel aantrekkelijk argument om de betalingstermijn fors op te rekken.
Met het digitaal versturen van uw herinnering kunt u ervoor zorgen dat er direct een kopie van de betreffende factu(u)r(en) bij wordt gevoegd, zodat dit argument direct weg wordt genomen en u de snelheid erin houdt. En het voorkomt onnodige telefoontjes die al met al bij elkaar erg veel kostbare tijd in beslag nemen.

Extra verkoopkansen creëren
Het digitaal versturen van uw documenten geeft u ook de gelegenheid om snel uw laatste aanbieding, promotie of klantevent onder de aandacht te brengen. U kunt hiervoor een banner in uw e-mail toevoegen, maar u kunt er ook voor zorgen dat bij al uw documenten automatisch de meest actuele brochure met aanbiedingen wordt meegestuurd als bijlage. Het enige dat u hoeft te doen is te zorgen dat u ten alle tijden een actuele brochure op uw server hebt staan. Zo kunt u zelfs met het versturen van uw facturen extra verkoopkansen creëren.

Wilt u meer weten wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van het digitaliseren van uw uitgaande documentenstroom? Vraag dan hier een demonstratie van onze oplossing aan bij u op locatie.

 

Mis het volgende artikel niet! Abonneer je gratis via RSS of e-mail.


Reageer op "Creëer verkoopkansen met digitale facturatie"