Smilease profiteert van automatisering

Onze klant SmiLease is in 2006 als eerste leasemaatschappij in Nederland gestart met het aanbieden van Private Autolease. SmiLease heeft dit op een succesvolle manier gedaan en heeft als gevolg hiervan heel wat klanten die na afloop van de eerste leaseovereenkomst er voor gekozen hebben om weer een auto bij SmiLease te leasen. Als gevolg van een stevige groei in de Private Autolease zijn binnen SmiLease de administratieve processen uitvoerig onder de loep genomen en is onze hulp ingeroepen.

Eén van de processen die opviel was het in rekening brengen van stornokosten. Wanneer een automatische incasso van een leasetermijn niet gelukt is, brengt SmiLease hiervoor kosten in rekening. Dit is een tijdrovende klus van doorlopend controleren van storno’s en handmatig aanmaken van een factuuropdracht voor iedere storno. De storno’s (soms wel 120 per maand) kunnen door heel de maand heen plaatsvinden, afhankelijk van de reden van storno.

Hier was overduidelijk een tijdsbesparing te realiseren, maar helaas niet binnen Unit4 Multivers. Om hier toch een oplossing voor te bieden, heeft onze software developer, Jan Zijlstra, een applicatie ontwikkeld die door middel van verschillende controles in de administratie de debiteuren selecteert wiens incasso’s zijn gestorneerd. Voor deze debiteuren wordt automatisch een nieuwe factuuropdracht gemaakt ter hoogte van de stornokosten.

Hans van der Kooij, Directeur van SmiLease over dit project: “In een relatief korte tijd hebben we een forse tijdsbesparing kunnen realiseren. Waar we eerst doorlopend bezig waren met het controleren van de storno’s en het handmatig aanmaken van de factuuropdrachten worden deze werkzaamheden nu drie keer per maand automatisch uitgevoerd.”

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van het automatiseren van uw administratieve specifieke processen? Neemt u dan gerust contact met ons op.